Mitarbeiter:in (w/m/d) Post- und Scanstelle

Kennziffer: 2024-373

Als einer der führenden und vielseitigsten Projektträger Deutschlands setzt der Projektträger Jülich Forschungs- und Innovationsförderprogramme im Auftrag seiner Partner in Bund und Ländern sowie der Europäischen Kommission um. Unser Portfolio umfasst die strategische Beratung unserer Auftraggeber, die Begutachtung und fachliche sowie administrative Begleitung von Förderprojekten sowie innovationsbegleitende Maßnahmen. Mit neuen Impulsen tragen wir zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderungen bei. Die Fachgruppe „Infrastruktur Jülich, Bonn" (ZDL 41) unterstützt die Leitung des Geschäftsbereichs „Zentrale Dienstleistungen“ (ZDL) bei der Sicherstellung der Gesamtkoordination des PTJ Standorts Jülich sowie in den Bereichen Post- und Scanstelle, Gebäudemanagement, Veranstaltungsunterstützung, Beschaffung, Dienstreiseorganisation inkl. Fahrdienst, Archiv sowie Koordination externer Dienstleister.

Ihre Aufgaben:

• Organisation der Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung
  
• Postöffnung, Digitalisierung durch Scannen und Verteilung innerhalb des Dienstgebäudes bzw. durch entsprechende Softwaresysteme
  
• Kontrolle der angezeigten Seiten hinsichtlich Lesbarkeit, Leerseiten und Seitenausrichtung und ggf. notwendige Nachbearbeitung
  
• Mitorganisation des Postaustausches zwischen den PtJ-Geschäftsstellen und den Bundesministerien
  
• Organisation und Versendung der Post und Waren durch Kurierdienste
  
• Durchführung und Überwachung des ersetzenden Scanvorgangs in einer gesicherten Umgebung unter Einhaltung der TR 03138 RESISCAN.
  
• Vergleichende Prüfung von Originalen und Scans einschließlich Bestätigung der Integrität, Vollständigkeit und Authentizität der Scans durch Erstellung von Transferprotokollen und persönliche qualifizierte elektronische Signaturen
  
• Beaufsichtigung der regelmäßigen Wartungsroutinen der Scanstationen

Ihr Profil:

• Idealerweise abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bspw. Im Büromanagement
  
• Erfahrungen in der Postbearbeitung wünschenswert
  
• Erfahrungen im Umgang mit elektronischen Aktensystemen vorteilhaft
  
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Anwendungsprogrammen (insbesondere Outlook, Word, Excel)
  
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  
• Servicementalität, Einsatz- und Verantwortungsbereitschaft
  
• Gewissenhaftigkeit sowie Organisations- und Koordinationsgeschick
  
• Verbindliche Umgangsformen sowie ein sehr hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit

Unser Angebot:

• Vielseitige Aufgaben in einem dynamischen und zukunftsorientierten Markt an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und Politik
  
• Spannendes Arbeitsumfeld auf einem attraktiven Forschungscampus, günstig gelegen im Städtedreieck Köln-Düsseldorf-Aachen
  
• Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken in Verbindung mit einem sozial ausgeglichenen Arbeitsumfeld
  
• Umfangreiches Weiterbildungsangebot
  
• Attraktive Gleitzeitgestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z.B. keine Kernarbeitszeit, Mobiles Arbeiten)
  
• 30 Tage Urlaub sowie alle Brückentage und Tage zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei
  
• Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Beschäftigung mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive
  
• Möglichkeit der (vollzeitnahen) Teilzeitbeschäftigung
  
• Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund); in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 3 TVöD-Bund
  
• Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
  

Dienstort: Jülich

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.